Logio

Ztráty produktivity způsobené nepoužíváním zakoupeného software stojí korporace miliardy. Kolik stojí zbytečný software státní sféru a potažmo nás všechny můžeme jen hádat. Podle průzkumu provedeného AMR Research ze 42 společností, které si pořídily řešení pro Supply Chain Management (SCM), 85 % využívá pouze 1 nebo 2 moduly z mnoha zakoupených. Survey.com zjistil, že průměrná míra nevyužívání deseti světově nejrozšířenějších systémů pro podporu řízení procesů činí 39%!

Proč společnosti utrácejí obrovské částky za software, na který potom pouze padá prach?

Zde je 5 smrtelných hříchů při pořizování a implementaci software a 5 základních preventivních opatření, které zamezí nakupování software „do šuplíku“.

Hřích 1 – Nevědomost

IT oddělení většinou netuší který software je uživateli skutečně využíván. Pěkným příkladem mrhání zdroji jsou spousty kopií MS Access, které jsou nainstalovány spolu s dalšími programy MS Office, aniž by se někdo zabýval tím, zda umožnění práce s databázemi sekretářce pana ředitele bude skutečným přínosem pro firmu.

Prevence: Pravidelně zjišťujte nároky na software – které aplikace, kolik konkurenčních licencí skutečně potřebujete? Pokud jste velká korporace (více než 2000 počítačů), využívejte služeb software pro správu firemních aplikací (IT Governance) umožňující měření využívanosti jednotlivých aplikací. ROI implementace takového systému by se měla pohybovat do jednoho roku.

Hřích 2 – Strach

Strach ze zaostávání za konkurencí a nejnovějšími trendy často způsobí slepý nákup drahého software bez důkladné analýzy jeho možností a bez jistoty rychlé a úspěšné implementace.

Prevence: Snažte se maximálně využít možnosti software, který už máte a dejte si čas na důkladnou implementaci. Software pravděpodobně umí víc než si myslíte, stačí se jen naučit to využívat. Důkladná analýza SW trhu a příprava implementace zmapováním všech firemních procesů, které budou systémem řízeny a dat která budou v systému skladována vám dá jistotu, že svůj software rychle naimplementujete a plně využijete.

Hřích 3 – Nenasytnost

Stejně tak jako si slečna u švédského stolu snadno odůvodní extra porci těch skvělých koláčků, si oddělení, které konečně prosadilo schválení rozpočtu na mnohamilionový softwarový projekt, zracionalizuje těch pár modulů navíc, které by se mohly někdy hodit. Navíc je tu ta 65% sleva na každý další modul.

Výsledkem je smutný pohled na spoustu nečinných modulů, na jejichž úpravy nezbyl čas při implementaci posledních změn ve společnosti do informačního systému.

Prevence: Zaměřte se pouze na strategické cíle a nepodléhejte cenovému nátlaku dodavatelů.

Hřích 4 – Zlost

Někdy je příčinou nepoužívání software prostě přílišná složitost a náročnost na obsluhu. Typický uživatel používá pouhých 5% z možností komplexních informačních systémů. Přístup „naučím se alespoň tolik, aby to vypadalo že s tím umím dělat“ je stále velice oblíbený zejména ve velkých korporací a ne státní sféře. Uživatelé, kterým systém přidává práci jsou rozzuřeni a to rozhodně jejich produktivitu nezvýší.

Prevence: Důkladně vyzkoušejte software před jeho koupením a nelitujte peněz na důkladné školení zaměstnanců. Dotlačte svého dodavatele (možná je to vaše vlastní IT oddělení) k uzpůsobení ovládání software na míru lidem, kteří ho budou používat.

Hřích 5 – Lenost

Koupili jste software, který přesně splňuje požadavky vaší společnosti pro řízení obchodu a CRM a vaši zaměstnanci stále používají svoje staré vizitkovníky a excelovské seznamy kontaktů jako výhradní zdroj informací v obchodním styku? Přestože přirozenou součástí lidské povahy je odpor ke změnám, ne vždy je možno svalit veškerou vinu za neužívání nového software pouze na lenost zaměstnanců. Možná je to právě sponzor projektu z vašeho managementu, který nebyl schopen „prodat“ řešení zaměstnancům.

Prevence: Dejte svým zaměstnancům dobrý důvod k používání nového software. Snažte se, aby jim nový systém usnadňoval život a motivujte je k užívání například urychlením proplácení účtů, které byly deklarovány elektronicky.

Outsourcing, ASP – univerzální lék?

Pronájem software od ASP (application service provider) či outsourcing IS může vyřešit většinu Vašich problémů. Hlavními výhodami tohoto způsobu pořizování software jsou:

• nulové vstupní náklady
• platíte pouze za to co využíváte
• maximální flexibilita softwarového portfolia

Outsourcing IS, kdy provider provozuje systém na vlastním serveru s sebou nese další výhody:

• úspora nákladů na hardware
• úspora nákladů na správce systému